Страница: 1/2
Бухгалтер не выставил счет вовремя, секретарь не передала факс, и в итоге компания потеряла выгодного клиента, а менеджер по продажам — свой бонус. Причина — полное отсутствие заинтересованности в конечном результате у сотрудников бэк-офиса. Кто виноват и что делать?
Представители четырех
компаний поделились с нами своим
опытом.
«Еще лет пять-шесть назад в
нашей компании была
сформулирована идея «внутреннего
клиента». По времени это совпало
с переводом бюджетной модели
компании на принципы
внутреннего хозрасчета, суть
которого в том, что у каждого
подразделения — свой бюджет и
полномочия по управлению им.
Каждому подразделению
приходится пользоваться
услугами «смежников» — прочих
подразделений. Большинство
услуг «смежник» обязан
оказывать коллегам в рамках
своего бюджета, а на некоторые
функции денег в бюджете не
предусмотрено. И в этом случае
подразделение-заказчик имеет
право выбрать, работать ли ему с
соседним подразделением или
найти услуги сопоставимого (или
лучшего) качества на рынке.
Например, можно отправлять
письма через канцелярию, можно
нанять сотрудника, чтобы бегал
на почту, а можно заключить
договор с какой-либо почтовой
компанией. То есть подразделения
компании оказываются в условиях
обычной рыночной конкуренции.
Хочешь увеличить свой
премиальный фонд — сделай так,
чтобы «смежники» предпочли
заплатить в твой бюджет, а не
конкуренту. Но бывают ситуации,
когда альтернативы нет. Например,
бухгалтерский учет,
безопасность бизнеса, кадровое
делопроизводство и т.п. Также
необходимо помнить, что массовое
сотрудничество с внешними
подрядчиками сложнее
упорядочить, не всегда просто
предотвратить злоупотребления,
да и обходятся такие услуги
существенно дороже. Поэтому мы
задумались о создании механизма,
заставляющего бэк-офисные
подразделения брать на себя
большие нагрузки и как можно
лучше обслуживать «внутреннего
клиента». И механизм был создан
— в форме системы ключевых
показателей эффективности (KPIs),
по которым рассчитываются
бонусы. Для бэк-офисных
подразделений один из основных
показателей — «результаты
опроса смежных подразделений».
Опрос проводится ежеквартально,
участвуют все сотрудники
компании, при этом продавцы
составляют более половины
персонала и их роль в оценке
максимальна. Если в коллективе
есть человек, чья работа
отрицательно сказывается на
оценке, будьте уверены, ему
быстро объяснят, за что здесь
платят деньги. Самая трудная
задача — это сформулировать KPIs
для разнородных по функциям и
ориентированных «на процесс»
подразделений. Важно помнить,
что основа успеха — однозначная,
не допускающая разночтений и
субъективной оценки система
измерения или регистрации
результата. Вторая важная
составляющая — четкость
исполнения обязательств
компании перед работником».
«Причин такой ситуации
несколько. Во-первых (и это самое
главное), недостаточная
ориентированность на клиента
компании в целом. Во-вторых,
заинтересованность
руководителей обслуживающих
подразделений в решении своих
проблем, а не в достижении общих
стратегических целей компании.
Такое поведение присуще
персоналу фирм с низким уровнем
командной работы, стихийно
складывающейся корпоративной
культурой. В-третьих, сложность
построения системы мотивации
для офисного персонала. В самом
деле, как измерять эффективность
работы секретаря, какие цели
ставить в расчет бонуса? Если же
создать некую отдельную
структуру, ведущую учет того,
сколько факсов секретарь
отправил и сколько приказов
напечатал, то содержание этой
структуры обойдется компании
намного дороже затрат на бонус
секретаря. Вот и привыкают
сотрудники работать неспешно,
без огонька. Ведь напрягайся не
напрягайся — зарплата от этого
не изменится. В нашей компании
проблема заинтересованности
подразделений инфраструктуры
решалась на нескольких уровнях.
Во-первых, подразделения продаж
имеют свой «персональный» бэк-офис.
Каждую команду торговых
представителей обслуживает
выделенный специально для них
координатор продаж. Его задача —
быстро и оперативно решить все
сопутствующие проблемы клиентов:
поинтересоваться, в полном ли
объеме пришла поставка,
согласовать дату следующей,
выслать прайс-лист, напомнить о
приближении даты платежа,
потеребить собственную
бухгалтерию по поводу сверки
документов и т.д. И работают
такие сотрудники не только за
оклад, но и за бонус. А бонус у
координаторов продаж зависит
как раз от выполнения плана
продаж обслуживаемой им команды
и точности работы с документами,
что можно отследить по
внутренней учетной системе.
Экспедиторы в нашей компании
также имеют бонусную
составляющую в структуре
заработной платы. Цели,
выставленные в их бонусной схеме,
заставляют минимизировать сбои
при перевозке и ориентируют на
работу без возвратов. Бонусная
структура для комплектовщиков
также заставляет их работать на
клиентов — чем меньше ошибок при
комплектации заказов, тем больше
будет ежемесячная премия. Но
одной материальной мотивации
недостаточно. В нашей компании
все менеджеры, начиная с топ-уровня,
не только говорят, но и на личном
примере демонстрируют
заинтересованность в клиенте.
Например, в декабре, когда
продажи достигают максимального
уровня, а клиенты хотят получать
поставки даже в выходные, ни у
кого из сотрудников
обслуживающих подразделений не
возникало вопросов по поводу
работы в субботу и воскресенье.
Признание клиента корпоративной
ценностью не на словах, а на деле
меняет поведение персонала».