Офисы столичных компаний исчисляются миллионами квадратных метров. При этом Москва надолго закрепилась в пятерке самых дорогих городов мира по стоимости коммерческой недвижимости. Чтобы сократить расходы, компаниям приходится искать новые варианты организации офисного пространства.
По статистике в офисных кабинетах служащие компаний проводят почти треть своей жизни. Поэтому к выбору рабочего пространства руководство компаний подходит весьма придирчиво. Офис посещают клиенты и партнеры, которые – сознательно или невольно – оценивают его внешний вид и местоположение. Если собственным работникам можно «заменить» удобные кресла и панорамный вид из окна, например, денежной премией, то уговорить клиента еще раз приехать в подвальчик в Чертаново или промзону в Кузьминках будет довольно сложно. То же касается и партнеров по бизнесу, которых принято «по-русски» поражать обстановкой – аквариумом с экзотическими рыбами и девушками-моделями в приемной. Тем не менее компании находят способы оптимизировать расходы на офисные площади, не роняя при этом собственного достоинства.
Как вы лодку назовете
Офисные помещения принято делить на так называемые фронт-офис и бэк-офис. Некоторые компании выделяют данные зоны в пределах одного офисного пространства. Тогда к фронт-офису причисляют все помещения, где бывают клиенты и посетители, – приемную, залы ожидания, переговорные комнаты, иногда конференц-зал. К бэк-офису относят все остальное, то есть внутренний департамент компании: бухгалтерию, отдел маркетинга, технические службы, обслуживающий персонал и т.д. Дизайнеры называют фронт-офис и бэк-офис презентационной частью и рабочей зоной соответственно. Кроме того, иногда фронт- и бэк-офисы «разносят» по местоположению. Тогда первый называется представительским или центральным, а второй – рабочим или общим. В этом случае представительский офис – площади, где «сидит» топ-менеджмент компании, куда приезжают клиенты и партнеры, – обычно арендуется или покупается в центре города, а рабочий офис для основного штата сотрудников выносится куда-нибудь за пределы Садового или третьего транспортного кольца (ТТК) и даже МКАД.
«У 90% компаний в Москве один офис, – утверждает директор департамента коммерческой недвижимости и инвестиций NAI Global Владимир Журавлев. – Но он может быть разделен на несколько частей. Например, половина первого этажа выделена только для работы с клиентами: переговорные комнаты, конференц-зал, где работают специалисты по продажам, развитию бизнеса, которые общаются со сторонними людьми. А на верхних этажах или в других помещениях располагаются отделы, не связанные напрямую с внешним миром». По мнению управляющего директора компании Praedium Рубена Алчуджяна, понятие «фронт-офис» можно приравнять к определению обычного офиса, поскольку он должен быть частично представительским. Самый престижный и дорогой сегмент рынка фронт-офисов представлен особняками в центре Москвы. Стоимость аренды подобных объектов варьируется в зависимости от их характеристик. По словам Журавлева, особняк в центре Москвы можно снять за $700 – 750 за кв. м в год (без НДС и эксплуатационных расходов), но если речь идет о современном здании стоимость может достигать $1100 – 1200 и выше за кв. м в год (без НДС и эксплуатационных расходов). При этом вовсе не обязательно расположение отдельно стоящего офиса в пределах Садового кольца. Эксперт приводит в пример датскую компанию «Данфосс», которая сама построила многофункциональный комплекс класса «В» в районе Нахабино. Вообще, вынос всего офиса за пределы центральной части города характерен для крупных западных компаний. Так, например, российское представительство компании Pepsi находится за пределами МКАД, на территории своего завода рядом с аэропортом Шереметьево, а офис компании Microsoft в Москве – в районе Крылатских холмов.
Чтобы лох цепенел
Внутренняя организация совмещенных фронт- и бэк-офисов чаще всего продиктована политикой компании, а также пожеланиями руководства. «Все зависит от того, как компания себя позиционирует, – рассказывает арт-директор дизайн-студии De-Viz Галина Смирнова. – Кто-то считает, что имиджевое место – это зал с четырехметровыми потолками, а кто-то принимает посетителей в небольшом кулуарном помещении». По словам эксперта, презентационную часть офиса часто оборудуют дорогой мебелью и оргтехникой, например, из дерева, где даже компьютерная мышь может быть деревянной и со стразами. Все это делается с одной целью – впечатлить клиентов и партнеров, приходящих в офис. Поэтому если фронт- и бэк-офисы соединены в одном здании, компания может существенно сэкономить на оформлении и материальном обеспечении рабочей зоны. Например, не вручать каждому рядовому сотруднику по деревянной мыши со стразами. В рабочей части можно сделать более строгий и простой дизайн, использовать дешевую мебель, оргтехнику и т.д. При этом есть компании, которые стремятся оформить здание в едином стиле. По словам Галины Смирновой, чаще всего придерживаются демократичного стиля работы европейские компании, где разница в дизайне интерьеров бэк- и фронт-офисов небольшая. Таков, например, проект дизайна помещений для Райффайзенбанка, где руководство имеет сходные с менеджерами условия работы. В российских компаниях разница между фронт- и бэк-офисами, как правило, весьма ощутима. Сотрудникам, занятым в представительской части офиса, предъявляются более жесткие корпоративные требования, начиная от дресс-кода и заканчивая, к примеру, запретом курения на рабочих местах. «Между тем есть компании, которые расположены в высококлассных офисах, однако там отсутствуют жесткие корпоративные правила, – говорит Владимир Журавлев. – Чаще всего это PR-агентства, дизайнерские фирмы и т.д. – организации, услуги которых недешевы и востребованы, но, тем не менее, политика внутри них очень демократична. Хотя и в этих компаниях есть люди, которые работают с клиентами и вынуждены соблюдать общепринятый деловой этикет».
Повышенное внимание внешнему виду своего офиса уделяют компании, деятельность которых построена на постоянном взаимодействии с клиентами. К ним относятся юридические, консалтинговые, финансовые компании, банки, рекламные агентства и т. д. «К нам часто приходят на переговоры клиенты, которые вольно или невольно могут делать выводы о творческом уровне и деловом порядке в агентстве, глядя на интерьер здания и вид сотрудников, – говорит PR-координатор коммуникационной группы «Максима» Николай Голыгин. – Поэтому для интерьера у нас был разработан специальный дизайн-проект». Такой же точки зрения придерживается старший консультант отдела офисной недвижимости Cushman & Wakefield Stiles & Riabokobylko Елена Алпатова: «Для любой компании, работающей в сфере услуг, важно, чтобы офисное здание было высококлассным. Весь наш новый офис в комплексе «Дукат Плейс III» можно назвать представительским».
Раздел имущества
Несмотря на тягу к единству, некоторые компании идут по пути разделения своего рабочего помещения на две части. Тогда представительский (фронт-) офис занимает помещение в центре города, а рабочий (бэк-) переезжает за пределы Садового кольца, ТТК или даже МКАД. Смысл такого разделения заключается прежде всего в снижении расходов на аренду. «Различие между базовыми ставками аренды представительского и дополнительного офисов в среднем может составлять от $200 до $300 за кв. м в год», – рассказывает региональный директор по маркетингу и PR компании Colliers International Екатерина Кутумова. «Чаще всего головной офис компании размещается в офисном здании класса «А» в деловом центре города, а бэк-офис – за пределами ТТК, но в районе с хорошей транспортной доступностью», – говорит Кутумова. Однако это правило не всегда действует. «Все зависит от пожеланий компании. Для кого-то фронт-офисом может стать здание в районе третьего кольца класса «В», потому что бэк-офис этой компании находится где-нибудь в Твери», – считает Елена Алпатова. Тем более что арендные ставки в центре Москвы очень высоки. По данным Cushman & Wakefield Stiles & Riabokobylko, для класса «А» цена аренды колеблется от $700 до $1000 и выше за кв. метр в год. Что же касается бэк-офисов, то, по словам экспертов, базовая арендная ставка здесь составляет $450 – 550 (для класса «В») и $250 – 350 (для класса «С»). «Как правило, для бэк-офиса ищут наиболее эффективное решение в плане «цена-качество». Помещения должны быть дешевле, чем представительский офис, – говорит Алпатова. – Сейчас очень активно развивается такое направление, как бизнес-парки, расположенные в районе МКАД, и многие компании готовы разместить там свои бэк-офисы». Причем это могут быть помещения класса «А», как, например, бизнес-парк «Химки», где арендные ставки существенно ниже московских. Однако это скорее отдельные предложения.
Откуда ветер дует
Способ территориального разделения фронт- и бэк-офисов пришел в Россию с Запада. Например, в США компания может иметь фронт-офис в Нью-Йорке (там располагается топ-менеджмент, туда приходят клиенты и т.д.), а бэк-офисы – в Пенсильвании и Техасе, где работают клерки на телефонах или программисты. В России, по словам экспертов, данная тенденция только набирает обороты. Такое разделение выгодно далеко не всем компаниям. «Почувствовать выгоду от подобного разъезда отделов может только очень крупная компания, занимающая десятки тысяч квадратных метров, которая на самом деле нуждается в оптимизации расходов на аренду офисов, – говорит Журавлев. – В то время как на деятельности небольшой фирмы, арендующей порядка 500 кв. м и структуры которой очень связаны между собой, подобный переезд может сказаться негативно». По словам Кутумовой, в компанию Colliers International поступают заявки на поиск помещений под бэк-офисы прежде всего от банков и страховых компаний. В Cushman & Wakefield Stiles & Riabokobylko добавляют к «страждущим» телекоммуникационные компании, авиакомпании с большими call-центрами, которые могут быть вынесены в отдельные офисы, ИT-компании. «Однако среди крупных западных компаний в России прослеживается противоположная тенденция – они снимают или даже покупают большие площади во вновь построенных или строящихся бизнес-центрах для того, чтобы консолидировать все свои подразделения. Примерами могут служить такие компании, как Delloitte & Touche, Henkel, Procter & Gamble», – добавляет Кутумова.
Владимир Журавлев называет еще одну тенденцию на российском рынке, связанную с выделением бэк-офисов: «Многие крупные компании заинтересованы в аренде бэк-офисов для установления собственных серверов, на которых хранится конфиденциальная информация. Эти небольшие бэк-офисы площадью около 150 500 кв. м могут находиться как в центре города, так и за пределами ТТК или МКАД. Зачастую вообще не афишируется, какой компании такой офис принадлежит».
Компании-невидимки
Впрочем, совсем не обязательно иметь собственный офис. На рынке существует масса возможностей снять помещение под офис в Москве, полностью оборудованное, оснащенное оргтехникой, с оплаченным доступом в Интернет, с секретарями в приемной, обслуживающим персоналом и питанием. Арендовать такое помещение можно даже на один день. Правда, фирм, предоставляющих подобные услуги, на рынке единицы. Самый известный пример – компания Regus, у которой есть арендованные площади в современных офисных центрах (например, в бизнес-парке «Аврора»). В этом офисе функционирует общая приемная с несколькими секретарями, которые знают, в какой комнате какая компания находится. Кроме того, там имеются переговорные комнаты и конференц-зал. «Средняя стоимость аренды рабочего места в таких комплексах составляет $1800 в месяц за рабочее место одного человека, что значительно превышает арендные ставки в современных офисных зданиях», – говорит Владимир Журавлев. Подобные офисы арендуют, как правило, на неделю. Готовый офис удобен и тем, что в состав своей компании не нужно включать лишний персонал.
Остается вариант самостоятельной аренды помещения для проведения конкретного мероприятия. Конференц-залы немногочисленных высококлассных гостиниц Москвы, таких как Mariotte, «Балчуг», «Славянская» на Киевской, «Красные холмы» на Павелецкой, «Форум Холл», «Нователь», обойдутся в среднем от $2000 до $5000 в сутки. В отелях классом ниже («Украина», «Варшава», «Космос») расценки находятся в диапазоне $500 – 1500 в сутки. Цена аренды гостиничных залов будет зависеть от дня недели и от условий, например, времени проведения и питания.
Самые бережливые могут выбрать так называемый мобильный (виртуальный) офис. Например, в call-центре компании WilStream заказчику могут выделить прямой многоканальный номер телефона и почтовый адрес, который он сможет указывать на визитках и в рекламе. Электронная почта, почтовая корреспонденция и звонки на имя компании-заказчика примет секретарь от имени компании (в момент телефонного вызова перед ним на экране высвечивается необходимая информация от заказчика). Кроме того, арендатор такого офиса сможет обращаться к секретарю с различными поручениями, например, обзвонить клиентов, отправить факс, забронировать билеты, арендовать переговорную, отправить куда-нибудь курьера и т.п.
